Gerente de Oficina

ELLIS Alicante es una fundación privada de investigación sin ánimo de lucro situada en Alicante. Su enfoque principal es el desarrollo de una Inteligencia Artificial (IA) responsable y centrada en las personas, orientada al Bien Social. Por ello, también se la conoce como el Instituto de IA centrada en la Humanidad. Tiene como objetivo convertirse en un referente internacional en investigación en IA por y para las personas. Para ello, se centra en tres áreas clave de investigación en la intersección entre seres humanos e inteligencia artificial: IA que nos comprende, IA que interactúa con nosotros, e IA en la que confiamos.

La fundación forma parte de la red europea de 41 unidades ELLIS distribuidas por toda Europa, siendo la única unidad dedicada exclusivamente a la IA para el Bien Social. Además, es la única unidad ELLIS creada desde cero, con el espíritu y la agilidad de una startup científica. Fue creada gracias a la visión, el compromiso y el apoyo financiero de la Generalitat Valenciana. También cuenta con financiación de otras instituciones públicas y privadas, entre ellas la Comisión Europea, la Fundación Banc Sabadell, Intel Corporation y Nippon Gases. Su trabajo ha sido reconocido con premios de gran prestigio, como el XPRIZE Pandemic Response Challenge de Cognizant (2021), dotado con 500.000 dólares, y el Premio a la Innovación Social (2022)

OBJETIVO DE LA POSICION

ELIS Alicante busca a un/a gerente de oficina que sea una persona altamente organizada, orientada al detalle y proactiva para dirigir todos los aspectos relativos a la gestión de la oficina y el apoyo administrativo. Esta posición fundamental garantiza que ELLIS Alicante funcione sin problemas, de manera eficiente y en pleno cumplimiento de los procedimientos internos y los requisitos externos. El/la Gerente de Oficina dará apoyo directo a la Directora de la Fundacion y la Directora de Operaciones, y se hará cargo de la gestión de la oficina, las tareas de administración diaria, comunicación, eventos y mantenimiento de registros de distinta índole, apoyando al personal, visitantes, socios, colaboradores y dirección con profesionalismo y cuidado.

Se trata de un puesto práctico que combina la gestión con la ejecución activa de tareas clave en ausencia de apoyo administrativo adicional.

RESPONSABILIDADES CLAVE

  • Supervisión general del funcionamiento integral de la oficina y coordinación con recepción y servicios del edificio.
  • Gestión logística y de inventario, incluyendo relación con proveedores y control de suministros.
  • Apoyo administrativo al equipo, incluyendo tareas administrativas rutinarias, gestión de viajes, onboarding/offboarding de personal y visitantes, coordinación de reuniones y gestión documental.
  • Mantenimiento actualizado de registros administrativos, financieros y de personal.
  • Redacción de informes, seguimiento de contratos, y apoyo en la búsqueda de convocatorias y subvenciones.
  • Gestión de comunicaciones internas y externas, incluyendo redes sociales y newsletters.
  • Planificación y logística de eventos institucionales y académicos.
  • Apoyo en relaciones institucionales.
  • Apoyo en la gestión de proyectos europeos y redes internacionales.
  • Cumplimiento normativo en protección de datos, prevención de riesgos laborales y contabilidad básica.

REQUISITOS

Formación académica y experiencia laboral

  • Grado en Economía, Administración de Empresas, Contabilidad, Administración, Relaciones Internacionales o campos relacionados.

  • Mínimo de 3 años de experiencia en gestión de oficinas, administración o funciones similares.

  • Familiaridad con las prácticas contables españolas y el cumplimiento legal relevante.

  • Alto dominio de Microsoft Office (especialmente Excel, Word, Powerpoint y Outlook), Canva, MailChimp, Slack, OneDrive and social media platforms.

  • Experiencia con sistemas contables y/o de gestión empresarial como Odoo.

  • Fluidez tanto en español como en inglés (nativo o nivel C1 escrito y hablado).

  • Se valora:

    o Experiencia en entornos de investigación y / o fundaciones.

    o Experiencia gestionando proyectos de la Comisión Europea.

    o Experiencia en gestión de eventos y relaciones institucionales.

Habilidades y características

  • Profundo compromiso con la misión y los valores fundamentales de ELLIS y ELLIS Alicante.
  • Excelentes habilidades de comunicación verbal, de presentación, escrita e interpersonal.
  • Excelentes habilidades de servicio al cliente y de trabajo en equipo con la capacidad de construir y mantener relaciones sólidas.
  • Capacidad para construir relaciones sólidas entre diversos grupos de partes interesadas internas y externas, y para facilitar el consenso.
  • Capacidad para trabajar como parte de un equipo colaborativo y emprendedor dentro de una organización dinámica y en crecimiento.
  • Excelente juicio, tacto y diplomacia.
  • Proactividad, automotivación y orientación a soluciones
  • Discreción y confiabilidad en el manejo de información sensible o confidencial

EL TRABAJO EN ELLIS ALICANTE

Nos enfocamos en contratar y desarrollar grandes personas, darles autonomía y mantener altas expectativas para ayudar a los miembros del equipo a crecer. Nuestros valores fundamentales son:

  • Nos esforzamos por alcanzar la excelencia y perseguimos nuestra misión con pasión.
  • Adoptamos riesgos calculados y nuevos enfoques. Tenemos un espíritu emprendedor que da la bienvenida a la innovación, la diversidad de ideas y el riesgo.
  • Actuamos con veracidad, justicia y confiabilidad en todos los aspectos de nuestro trabajo. Nos exigimos a nosotro/as y a nuestros socios los más altos estándares éticos.
  • Entendemos que nuestro éxito final depende del de nuestros socios y entidades financiadoras. Nuestra humildad es clave para construir relaciones auténticas y de confianza.
  • Valoramos a cada persona de nuestro equipo individualmente, pero creemos que logramos los mejores resultados trabajando en equipo.
  • Fomentamos el disfrute en el trabajo como elemento clave para fomentar la creatividad y la motivación.

COMPENSACIÓN

La compensación será acorde con la experiencia y la formación académica. El rango salarial anual objetivo será competitivo y dependerá del nivel de senioridad y experiencia.

ELLIS Alicante ofrece un entorno de trabajo atractivo en Alicante, una ciudad mediterránea con un clima templado durante todo el año y una calidad de vida excepcional. Los/as candidatos/as deben contar con autorización permanente para trabajar en España.

FECHA DE INCORPORACIÓN

1 de octubre de 2025.

INSTRUCCIONES PARA LA SOLICITUD

Para postularte, por favor completa tu solicitud antes del 31 de agosto de 2025 aquí